Pemprov Lampung Tingkatkan Pengawasan Kearsipan

Bandar Lampung,hariansatelit.com

Pemerintah Provinsi Lampung melalui Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung, Riski Sofyan menjadi Narasumber pada Rapat Koordinasi Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan Tahun 2024 secara virtual bertempat di Ruang Video Conference lt.I Diskominfotik Provinsi Lampung, Selasa (30/01/2024).

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Lampung, Riski Sofyan pada kesempatan tersebut menyampaikan ucapan terima kasih kepada kantor Arsip Nasional RI yang telah memberikan kesempatan kepada Pemerintah Provinsi Lampung untuk berbagi pengalaman mengenai Pengawasan Kearsipan di Pemerintah Provinsi Lampung.

“Kami ucapkan terima kasih sekali lagi kepada ANRI karena telah memberikan kesempatan kepada pemerintah provinsi Lampung untuk berbagi pengalaman terkait pengawasan kearsipan di Provinsi Lampung,” ucapnya.

Menurut Riski Sofyan indeks kinerja pelayanan penyelenggaraan kearsipan ini merupakan salah satu bagian yang menentukan indeks reformasi birokrasi.

“Disitu dituntut kinerja pengelolaan hasil kita untuk semakin baik dari tahun ke tahun sehingga dapat menunjang nilai reformasi birokrasi di lembaga tempat kita bekerja masing-masing,” lanjutnya.

Dalam paparannya, Riski Sofyan juga memaparkan mengenai Nilai Hasil Pengawasan Kearsipan (NHPK) Pemerintah Provinsi Lampung yang menunjukkan capaian semakin baik dari tahun ke tahun.

“Berdasarkan tayangan tersebut, terlihat NHPK Pemerintah Provinsi Lampung pada Tahun 2021 kami berada pada zona yang kurang baik, dalam zona merah, dimana penilaian itu masih pada nomor urut 25 dari keseluruhan provinsi dan lembaga kearsipan daerah yang ada cluster provinsi. Tentunya dengan indeks yang kurang baik ini, tidak membuat kami menjadi berkecil hati, tapi bagi kami ini suatu cambukan untuk kami terus berbuat apa yang harus kami lakukan sehingga kami bisa menjadi bergeser ke indeks yang baik,” lanjutnya.

Untuk itu, pada Tahun 2022 Pemerintah Provinsi Lampung melakukan berbagai upaya untuk meningkatan nilai hasil pengawasan kearsipan, dan membuat indeks kinerja penyelenggaraan kearsipan pemerintah Provinsi Lampung bergeser dari zona merah menuju kuning, dari nomor urut 25 ke nomor urut 17.

“Capaian ‘baik’ pada Tahun 2022 itu tentunya juga tidak membuat kami, Pemerintah Provinsi Lampung berpuas diri dengan hasil yang ada, kami terus melakukan perbaikan-perbaikan terus berupaya untuk meningkatkan capaian kinerja kearsipan di tahun berikutnya dengan menargetkan capaian peringkat 10 besar dalam cluster pemerintah provinsi di nasional,” lanjutnya.

Dengan kerja keras ditengah berbagai hambatan yang ada, Riski Sofyan menyampaikan bahwa pemerintah provinsi Lampung mampu nasuk ke jajaran 10 besar nasional.

“Alhamdulillah di tahun 2023 pemerintah provinsi Lampung mampu masuk ke jajaran 10 besar nasional sebesar 86,51 dengan kategori memuaskan. Untuk ini, kami atas nama pemerintah provinsi Lampung mewakili Gubernur Lampung mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh pihak khususnya kepada ANRI yang telah memberikan dukungan dan bimbingannya selama ini sehingga pencapaian kami di 2023 di posisi ke-7 dengan nilai memuaskan,” ucapnya.

Dalam kesempatan tersebut, Riski Sofya juga memaparkan upaya yang telah dilakukan pemerintah Provinsi Lampung dalam rangka meningkatkan nilai hasil pengawasan kearsipan internal, yaitu :

1. Evaluation, melakukan evaluasi hasil pengawasan kearsipan tahun sebelumnya
2. Reformulation, Reformulasi bobot penilaian dalam Instrumen audit sistem kearsipan internal (ASKI) sesuai sasaran prioritas tahunan.
3. Guidance, menyusun dan mensosialisasikan contoh bukti dukung untuk setiap sub aspek penilaian dalam audit sistem kearsipan internal (ASKI).
4. Cooperation, melaksanakan kerja sama dengan PT Wahana Raharja (Perseroda) sebagai salah satu BUMD Provinsi Lampung dalam penyediaan sarana kearsipan untuk mendukung kegiatan pemberkasan arsip aktif dan penataan arsip inaktif pada perangkat daerah.
5. Coaching, melaksanakan pembinaan kearsipan secara masif kepada seluruh perangkat daerah melalui koordinasi, bimbingan dan konsultasi, serta fasilitasi pendidikan dan pelatihan teknis kearsipan melalui BPSDMD Provinsi Lampung.

Pemerintah Provinsi Lampung telah melakukan beberapa upaya dalam meningkatkan nilai hasil pengawasan kearsipan eksternal, yaitu :

1. Kebijakan, Penyempurnaan dan sosialisasi hasil penyempurnaan kebijakan kearsipan yang terdiri dari tata naskah dinas, klasifikasi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
2. Pembinaan, Pelaksanaan pembinaan kearsipan secara massif dalam bentuk klasikal maupun visitasi terhadap seluruh perangkat daerah, BUMD, perusahaan swasta, ormas, orpol, dan LKD Kabupaten/Kota, termasuk secara intens melakukan bimbingan on desk sebagai upaya percepatan implementasi Aplikasi Srikandi di lingkungan Pemerintah Provinsi Lampung.
3. Pengelolaan Arsip Inaktif UK I, Penyerahan arsip statis dari Unit Kearsipan I Pemerintahan Daerah Provinsi Lampung kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Lampung.
4. Pengelolaan Arsip Statis, Akuisisi arsip statis perangkat daerah serta pelaksanaan oral history dan akuisisi arsip tokoh provinsi, melakukan penyusunan dan penyempurnaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa daftar arsip statis, inventaris arsip statis, dan guide arsip statis, melaksanakan preservasi preventif, reproduksi arsip statis, dan pemberian akses serta layanan arsip statis kepada pengguna arsip termasuk peneliti.
5. Sumber Daya Kearsipan, Peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia kearsipan melalui kegiatan pengembangan kompetensi kearsipan, optimalisasi prasarana dan sarana kearsipan serta pendanaan kearsipan pada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.

Sementara itu, Sekretaris Utama Arsip Nasional Republik Indoensia (ANRI) Rini Agustiani, dalam sambutannya menyampaikan bahwa pengawasan ini akan memberikan portrait dan kontribusi dalam mewujudkan pondasi penyelenggaraan kearsipan mulai dari penetapan kebijakan dan implementasinya pada kementerian, lembaga daerah untuk menjamin kepastian hukum dalam menciptakan dan mengelola arsip.

“Kita semuanya tahu arsip ini akan dapat kita manfaatkan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dan selanjutnya akan kita simpan sebagai memori kolektif bangsa,” ucapnya.

Adapun, Ketua Tim Pengawasan Kearsipan Daerah ANRI, Hastuti dalam laporannya menyampaikan bahwa kegiatan bertujuan untuk menyampaikan program kerja pengawasan kearsipan yang akan dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia pada tahun 2024 serta menyamakan persepsi dan sinkronisasi pelaksanaan pengawasan kearsipan yang akan dilaksanakan pada tahun 2024.

Rapat koordinasi ini diselenggarakan oleh Pusat Akreditasi Arsip Nasional Republik Indonesia dan berlangsung selama satu hari serta diikuti oleh lebih dari 700 peserta yang hadir secara daring dan berasal dari Pemerintah Daerah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota se-Indonesia.(Herwan)